Không thể phủ nhận rằng một trong những biện pháp tốt nhất trong việc tăng doanh số bán hàng và chăm sóc khách hàng tốt nhất chính là việc Tổ chức hội nghị khách hàng. Để có thể tổ chức thành công buổi hội nghị này, bạn cần phải nắm rõ các quy trình thực hiện của nó. Bài viết này sẽ tổng hợp tất tần tật những vấn đề liên quan đến hội nghị cho khách hàng. Cùng tham khảo nhé!
Thế nào là hội nghị khách hàng?
Hội nghị khách hàng – Customer Conference là hội nghị được tổ chức nhằm tri ân khách hàng, thường tổ chức vào giữa hoặc cuối năm. Chương trình tổ chức hội nghị khách hàng còn được gọi với những tên khác nhau như buổi họp mặt, lễ tri ân, lễ kỷ niệm, hội nghị vinh danh,… Với mục tiêu quan trọng chính là gửi lời tri ân đến những khách hàng thân thiết, bên cạnh đó là việc quảng bá những sản phẩm, dịch vụ của công ty.
Bên cạnh đó, thông qua hội nghị, doanh nghiệp có thể lấy ý kiến, đánh giá của khách hàng để có những thay đổi, định hướng cho quá trình phát triển kinh doanh. Từ đây tạo điều kiện cho doanh nghiệp ngày càng phát triển, thể hiện tầm nhìn sứ mệnh, gia tăng mối quan hệ liên kết với khách hàng cũ và thu hút những khách hàng tiềm năng để tăng cường sự cạnh tranh.
Hội nghị khách hàng là gì?
Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp
Mục đích tổ chức là gì?
Mục đích tổ chức có thể coi là “kim chỉ nam” giúp bạn xây dựng kịch bản chương trình, đo lường được tính hiệu quả sau khi kết thúc sự kiện. Mục đích của tổ chức hội nghị khách hàng thường xoay quanh:
Tri ân, bày tỏ lòng cảm ơn đến các khách hàng và đối tác.
Giữ chân các khách hàng nếu họ muốn chấm dứt hợp tác kinh doanh.
Thu hút và thuyết phục khách hàng tiềm năng.
Truyền thông và quảng bá sản phẩm, dịch vụ, nâng cao thương hiệu.
Hoạch định các chiến lược phát triển sản phẩm, phát triển kinh doanh dịch vụ mới thông qua việc ghi nhận ý kiến đóng góp trực tiếp từ khách hàng…
Xác định thời gian và địa điểm
Bước tiếp theo trong quy trình này là xác định thời gian và địa điểm tổ chức. Thời gian phù hợp, thuận lợi nhất cho việc tổ chức chính là những ngày cuối tuần. Đây là lúc mộ người có nhiều thời gian để nghỉ ngơi, thư giãn và có thể tham gia sự kiện. Khung giờ thích hợp để tổ chức chương trình là bắt đầu từ 15 giờ chiều.
Thời gian, địa điểm là quy trình quan trọng trong việc tổ chức hội nghị khách hàng
Địa điểm được lựa chọn để tổ chức hội nghị nên là một khách sạn hoặc trung tâm hội nghị uy tín, rộng rãi chứa đủ số lượng người tham dự, được nhiều người biết đến và có giao thông thuận tiện để dễ tìm kiếm. Cần đảm bảo địa điểm tổ chức phải có khả năng chứa được đủ số lượng người tham dự. Địa điểm tổ chức phải có đầy đủ trang thiết bị như âm thanh, ánh sáng, màn hình máy chiếu nhằm gây ấn tượng và có thể truyền đạt thông điệp một cách tốt nhất của buổi hội nghị mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến khách hàng.
Xây dựng kịch bản chương trình
Muốn tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp và diễn ra thành công, trước tiên cần phải xây dựng được nội dung kịch bản để điều phối chương trình. Cần xác định những nội dung như sau:
Quy mô tổ chức và số lượng khách hàng mời tham dự.
Hình thức tổ chức hội nghị như thế nào?
Nội dung buộc phải có trong chương trình là gì?
Kinh phí dự trù là bao nhiêu?
Sau khi xác định được mong muốn, bạn có thể bắt tay vào phác thảo một kịch bản hội nghị sơ bộ.
Phân công và điều phối công việc
Phân công và điều phối công việc một trong những bước quan trọng của quy trình tổ chức hội nghị khách hàng, bao gồm lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên và chia nhân sự thành các nhóm phụ trách từng công việc riêng.
Gửi thư mời cho khách hàng
Thống kê và xác nhận chính xác số lượng người tham dự để in giấy mời và gửi thư mời cho khách hàng. Nội dung thư mời cần rõ ràng, mạch lạc. Thư mời cần được gửi đi trước khi tổ chức sự kiện ít nhất là 7 ngày. Khi gửi thư mời, cần nói rõ cho khách hàng biết về lợi ích khi tham gia sự kiện.
Thư mời dự tiệc ấn tượng khách hàng sẽ tham gia với số lượng lớn
Công tác chuẩn bị trước và sau khi kết thúc chương trình
Quy trình tổ chức hội nghị chuyên nghiệp không thể thiếu công tác chuẩn bị, setup đầy đủ các hạng mục trước khi sự kiện diễn ra từ không gian, khẩu hiệu chào mừng, banner, backdrop đến các tài liệu, băng đĩa ghi hình, đội ngũ nhân sự và lễ tân tặng quà và tiễn khách mời ra về.
Ý nghĩa của tổ chức hội nghị khách hàng
Về doanh nghiệp
Tổ chức hội nghị khách hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Qua sự kiện này, doanh nghiệp có thể gửi lời tri ân đến những khách hàng đã và đang cùng đồng hành với công ty trong thời gian qua, giúp công ty giữ được sợi dây gắn kết mật thiết với khách hàng của mình. Bên cạnh đó, lễ tri ân khách hàng còn tạo cơ hội cho doanh nghiệp thiết lập và tiếp cận những mối quan hệ mới với khách hàng tiềm năng. Chưa dừng ở đó, hội nghị còn giúp doanh nghiệp xây dựng văn hóa doanh nghiệp, quảng bá thương hiệu của mình, từ đó định hình được phong cách và nét đặc trưng của công ty.
Về khách hàng
Sự kiện đem lại những giá trị tuyệt vời cho khách hàng bởi khách hàng được trải nghiệm một không gian tổ chức mới lạ, thư giãn, biết thêm nhiều thông tin bổ ích khác hơn vậy còn được tặng quà. Thêm nữa, khách hàng có thể tiếp cận được cách thức doanh nghiệp đó tạo ra sản phẩm, dịch vụ bấy lâu nay họ vẫn thường sử dụng.
Tổ chức hội nghị khách hàng đem lại nhiều lợi ích to lớn
Trên đây là quy trình tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp, hẳn bạn sẽ hình dung ra các công việc cần phải làm bao gồm những gì. Nếu bạn cần một đơn vị Tổ chức tiệc tri ân khách hàng chuyên nghiệp, trọn gói, ấn tượng, hãy liên hệ ngay đến chúng tôi để được tư vấn và phục vụ tốt nhất. Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:
Địa chỉ: 253 Ngõ Văn Chương, Khâm Thiên, Đống Đa, Hà Nội
Hotline: 0938 859 998 hoặc 0939 619 998
Email: achausukien@gmail.com
Website: https://sukienachau.com
Fanpage: https://www.facebook.com/sukienachau
